Menadžeri koji žele da spreče zaposlene da odustanu trebalo bi da razmotre preraspoređivanje svojih zadataka, navodi se u novom radu u Zborniku Nacionalne akademije nauka.
U najvećoj terenskoj studiji te vrste, autori studije su otkrili da je veća verovatnoća da će ljudi da odustanu kada im se da previše teških zadataka u nizu, u poređenju sa tokom rada koji je izbalansiran sa lakšim zadacima. Razbijanje dugih nizova izazovnih zadataka može biti jedan od najjednostavnijih načina na koji menadžeri mogu smanjiti izgaranje zaposlenih i povećati zadržavanje.
„Zadržati i motivisati ljude je zaista teško i uvek ima teškog posla. Uvid iz ovog istraživanja je da ne želimo da učitavamo sve odjednom“, rekao je jedan od koautora. „Nama je bolje kada to raskinemo. Ne bi trebalo da bude slučaj da imamo jedan užasan dan i završimo sa svime. Ređanje gomile teških stvari u nizu je iscrpljujuće i demotivišuće.“
Autori su analizirali skoro 2 miliona tekstualnih razgovora tokom pet godina između 14.383 obučenih volontera na telefonskoj liniji za krizne situacije i ljudi koji su im se obratili za pomoć. Tekstualni razgovori, koji su nasumično dodeljeni volonterima, bili su različitog intenziteta, pri čemu je najteža vrsta razgovora bila prevencija samoubistva.
Dok je sadržaj razgovora uticao na stopu odustajanja volontera, podaci su otkrili da je redosled razgovora bio još važniji. Volonteri koji su imali duge nizove teških razgovora imali su 22% do 110% veće šanse da prestanu. Suprotno tome, razbijanje ovih teških nizova preraspodelom zadataka različitim volonterima bi „smanjilo stopu volontera koji odustaju za 22%, podstičući prosocijalno ponašanje i verovatno spasavanje života“, napisali su autori u radu.
„Mi zapravo ne znamo toliko o odustajanju koliko bismo želeli“, navode autori. „Opširno pitanje je, kada ljudi odustaju, a kada istraju? Ima li nešto u vezi prirode posla što je važno? Ono što je meni interesantno je da postoji ova relativno jednostavna intervencija koja bi mogla dramatično smanjiti odustajanje.“
Autori su primetili da će se rezultati verovatno prevesti u mnoge kontekste u različitim profesijama i industrijama.
„Postoji toliko mnogo konteksta u kojima je odustajanje od otkaza vrlo čest problem. Kada bismo samo mogli da smanjimo fluktuaciju, to bi toliko poboljšalo efikasnost organizacije“, piše u studiji. „Kada organizacije razmišljaju o efikasnosti, one razmišljaju o toku rada i korišćenju fizičkog prostora što je efikasnije moguće kada je, u stvari, toliko važno iskustvo ljudi.
Osim što nudi praktične smernice za menadžere i kreatore politike koji žele da smanje fluktuaciju i povećaju zadržavanje, studija daje važan teorijski doprinos psihologiji i nauci o ponašanju. Naučnici su testirali validnost kognitivne pristrasnosti poznate kao pravilo vrhunca, koje kaže da kada ljudi razmišljaju o prošlom iskustvu, oni imaju tendenciju da pretežu u najekstremnijem trenutku (vrhunac) i najnovijem trenutku (kraju), dok zanemarujući sve ostalo. Na primer, putnik u avio-kompaniji će često pamtiti let kao loš ako je uključivao jedan izuzetno neprijatan trenutak, kao što je nekoliko sekundi veoma grubih turbulencija, čak i ako je let generalno bio dobar — pravovremeni odlazak i dolazak, glatko sletanje , i odličnu uslugu tokom leta.
Studija proširuje pravilo o vrhuncu pokazujući kako se ono može manifestovati kada ljudi procenjuju niz diskretnih događaja. Na osnovu svojih otkrića, autori predlažu ono što nazivaju pravilom kraja niza: kada ljudi procenjuju niz prošlih događaja, nesrazmerno se fokusiraju na „nizove“ (duge nizove sličnih događaja u nizu) i na „krajeve“ ( najnoviji događaj). U specifičnom kontekstu kriznih savetnika, teži zadaci će dovesti do nesrazmerno većeg odustajanja ako stižu u dugim nizovima ili ako su bili najnoviji zadatak.
„To je velika ideja“, rekao je autor studije. „Ne radi se o tome da ljudi rade manje posla ili manje značajnog posla, već redosled u kojem to rade.
Studija je takođe otkrila efekat obrnutog uticaja u kojem su dugi nizovi relativno lakših zadataka smanjili verovatnoću da će ljudi prestati, iako ovi uzročni efekti nisu bili tako veliki.
Švajcer je primetio prirodnu tendenciju da se menadžeri uvek iznova obraćaju istim pouzdanim zaposlenima kako bi obavili stvari, posebno u roku. Ali on je pozvao te šefove da dodaju neke lakše obaveze kako bi sprečili izgaranje i gorka osećanja.
„Kontraintuitivno, dodavanje malo dodatnog posla – konkretno, dodavanje lakših zadataka – može da održi radnike motivisanijim, sprečavajući stvaranje nizova teških zadataka“, rekao je on.
Ideja za studiju započela je posetom organizacije za krizno savetovanje, koja je učestvovala na konferenciji u Vortonu. Švajcer je rekao da organizacija ima riznicu podataka i da se nada da se oni mogu iskoristiti da se otkrije zašto su stope odustajanja među volonterima tako visoke.
Jedan od koautora je rekao da njihovi rezultati imaju implikacije na mnoge vrste radnika, osim na volontere. Na primer, medicinske sestre su grupa u kojoj su izgaranje i fluktuacija uobičajeni. Medicinske sestre obavljaju i teže zadatke, kao što je pružanje kritične nege pacijentima sa visokim rizikom, i lakše zadatke, kao što je pružanje nege niskorizičnim pacijentima koji su u stabilnom stanju. Međutim, ako bolnice reprogramiraju svoj softver za planiranje kako bi izbegle dodelu niza težih zadataka bilo kojoj pojedinačnoj medicinskoj sestri – bilo prenaređivanjem termina za pacijente ili preraspoređivanjem medicinskih sestara da pomažu različitim pacijentima – verovatno će se izgaranje i fluktuacija značajno smanjiti.
„Toliko je skupo privući i zadržati radnike da bi se to brzo isplatilo“, navodi se. „Ovu vrstu promene softvera bilo bi lako primeniti u bolnici.
Čak i bez pomoći softvera, postoje stvari koje menadžeri mogu učiniti kako bi više vodili računa o izgaranju.
„Umesto da ponedeljak pravimo pet teških razgovora na Zoom-u, želimo da proširimo stvari i da stvari koje su manje teške budu isprepletene sa stvarima koje su više opterećujuće,“ rekao je on. „To će nas održati i dati nam sveukupno bolje iskustvo i povoljniji utisak o našem radu. Trebalo bi da shvatimo da su ljudima ove pauze potrebne.“
