Nova studija objavljena u časopisu Information Research istražuje načine na koje ljudi upravljaju svojim imejlovima i otkriva važnost organizacije kako bi se izbegli potencijalni rizici neorganizovanog prijemnog sandučeta. Istraživači su analizirali ponašanje preko 300 ispitanika iz različitih zemalja, uključujući Australiju, Ujedinjeno Kraljevstvo, Sjedinjene Države i druge.
Studija je otkrila da većina ispitanika ostavlja sve svoje elektronske zapise u prijemnom sandučetu, što može dovesti do raznih problema poput nestalih računa, gubitka važne prepiske i zaboravljenih obaveza. Ovo nerazvrstano stanje elektronske evidencije može izazvati finansijske gubitke i stresne situacije, kao što su zaboravljene obaveze poput plaćanja računa ili produžavanja osiguranja.
Kao alternativu, istraživači su preporučili organizovanje imejlova u fascikle ili čuvanje zapisa u oblaku ili na računaru. Ovo može olakšati praćenje važnih obaveza i smanjiti rizik od finansijskih previda.
Studija je identifikovala tri glavna problema sa ostavljanjem svih imejlova u prijemnom sandučetu:
- Gubitak pojmova o zadacima: Kada se svi imejlovi ostavljaju u prijemnom sandučetu, postoji velika šansa da se izgubi pojam o zadacima koje treba obaviti. Na primer, račun koji treba da se plati može skliznuti niz liniju neprimećeno, utopljen drugim imejlovima.
- Oslanjanje na pretragu: Osobe koje se oslanjaju na pretragu za ponovno pronalaženje e-pošte moraju tačno znati šta traže. To može biti problematično, posebno u situacijama kao što je poreska sezona, kada traženje priznanica za dobrotvorne donacije zavisi od tačnog teksta u e-poruci koja sadrži priznanicu.
- Nedostatak pristupa dokumentima koji nisu priloženi e-porukama: Mnogi računi i izjave se ne šalju kao prilozi e-pošte, već kao hiperveze. Ako promenite banku ili drugog provajdera usluga, te hiperveze možda neće biti dostupne kasnije. Nemogućnost pristupa platnim listovima bivšeg poslodavca koji nedostaju takođe može izazvati probleme.
Ovi nalazi sugerišu da bi organizovanje i upravljanje elektronskim zapisima moglo poboljšati efikasnost i smanjiti stres vezan za upravljanje ličnim dokumentima putem e-pošte. U idealnom slučaju, samo 8 procenata ispitanika bi ostavilo sve u svom sandučetu e-pošte, nesortirano.
Studija je istraživačkog karaktera, pa će biti potrebna dalja istraživanja kako bi se videlo da li se ovi nalazi primenjuju univerzalnije. Međutim, na osnovu dosadašnjih rezultata, identifikovane su prakse koje mogu pomoći ljudima da efikasnije upravljaju svojim ličnim dokumentima putem e-pošte.
